Proceso contable que sirve para decidir

Servicio 2 de 4 del trabajo de El Financiero.

En El Financiero rediseñamos el proceso administrativo-contable de una PYME para que la contabilidad produzca información utilizable. Traducimos las cuentas al modelo de negocio real (la cuenta 71 se vuelve costo de producción y materiales) y rediseñamos quién hace qué, con qué soporte y con qué control, como lo hicimos en el negocio de hamburguesas.

Este es el servicio que hace posible todo lo demás. Hacer un ejercicio financiero realmente cuerdo requiere modificar procesos, abrir debates y cambiar formas de hacer las cosas. La consecuencia práctica es incómoda y honesta: si el proceso que produce los datos está roto, un presupuesto elegante construido encima es una ficción con formato.

Ilustración: una figura revisa con lupa un libro de cuentas abierto del que sale un listado de saldos.

La traducción: de cuenta contable a lenguaje de negocio

El primer trabajo no es cambiar nada, es entender. Entendemos la parte contable y dedicamos mucho tiempo a entender el modelo de negocio: por eso podemos traducir la cuenta 71 en costo de producción, en materiales, en algo que el dueño lee sin intérprete. Esa traducción no es cosmética. Es la que permite responder preguntas que antes no tenían respuesta.

El ejemplo es directo: empresas donde todo está clasificado como gasto en la cuenta 5, sin cuentas de costo. La pregunta que eso deja abierta es cómo evalúa esa empresa su margen bruto si todo es gasto. Nadie está mintiendo en ese balance. Lo que pasa es que el contador decide a qué cuenta va cada cosa sin conocer el modelo de negocio, porque conocerlo no es su oficio.

Sobre el contador: es distinción de función, no de moral

Esto no es contra los contadores. Son parte fundamental del equipo y su trabajo es otro: pensar contable, fiscal y tributariamente, no estratégica y financieramente. Por eso una PYME necesita las dos funciones, y por eso tener contador no resuelve lo que resolvemos nosotros.

El contador te muestra la foto de lo que pasó y las finanzas te ayudan a presupuestar y planear el futuro.

Paola Faccini, cofundadora de El Financiero

Hay una excepción, y hay que nombrarla sin eufemismos: el contador que tiene la información desordenada y mal clasificada y se aprovecha de que el empresario no entiende, porque no tiene quién lo confronte. Frente a esa situación hacemos las preguntas que esa contabilidad no puede responder, y no nos conformamos con la explicación que se da para cerrar la conversación.

El rediseño, tal como se hizo en el negocio de hamburguesas

El cliente del sector de hamburguesas llegó con problemas de flujo de caja que no entendía. Al auditar a fondo apareció que la contadora llevaba más de ocho meses sin conciliar bancos, hacía cuentas puente para cuadrar cierres y delegaba su trabajo a auxiliares que apenas estaban aprendiendo. La contadora sintió tanta presión que renunció y desapareció sin entregar bien.

Lo que hicimos después fue esto:

Buscar al contador. No pedirle al cliente que consiga uno, sino salir a buscarlo.
Capacitarlo en el modelo de negocio. Para que la clasificación de las cuentas responda a cómo opera la empresa, no a una plantilla genérica.
Traer el software. Un software nuevo, con el que se implementó el proceso.
Diseñar e implementar el proceso administrativo, contable y financiero. Quién hace qué, cuándo, con qué soporte y con qué control.
Auditar el trabajo mes a mes. Para que el proceso no vuelva a producir información inútil apenas nadie esté mirando.

Qué incluye

Traducción de las cuentas contables al modelo de negocio real de la empresa.
Reclasificación de lo que quedó mal clasificado, con criterio de costo y de gasto.
Diseño e implementación del proceso administrativo, contable y financiero.
Auditoría del trabajo contable mes a mes.

Hasta dónde llegamos

Entramos como tercero de la compañía y no ejecutamos la operación del cliente. En el negocio de hamburguesas eso quedó a la vista en el reparto: buscamos al contador, lo capacitamos, trajimos el software y diseñamos el proceso, y el trabajo contable lo siguió haciendo el contador, auditado mes a mes.

Para quién sí, y para quién no

Este servicio es para la PYME cuya contabilidad no responde preguntas de negocio: no sabe su margen bruto por línea, no distingue costo de gasto, no tiene conciliaciones al día, o arrastra cierres que se cuadran con cuentas puente. También para el gerente que sospecha que la información no es confiable pero no tiene con qué confrontarla.

No es para una empresa cuya contabilidad ya produce información utilizable y que lo que necesita es proyectar: en ese caso el punto de entrada es flujo de caja y presupuesto. Tampoco es para quien quiere externalizar la contabilidad completa y desentenderse: aquí el dueño y su contador siguen siendo parte del proceso.

Cómo arranca

Antes de este trabajo va el diagnóstico financiero: primero vienen los procesos previos para tener información que cuente la verdad.

Cuando el proceso ya sostiene el peso, sigue la dirección financiera continua. Nuestros casos muestran cómo se ve esto terminado, y nuestra secuencia de trabajo explica el orden completo, paso por paso.

Preguntas sobre el proceso contable

¿Hay que cambiar de software contable?

No siempre. Lo que hay declarado es un caso: en el negocio de hamburguesas, en El Financiero trajimos un software nuevo y con él diseñamos e implementamos el proceso administrativo, contable y financiero.

¿Qué es una cuenta puente y por qué importa?

Es una cuenta que se usa para cuadrar un cierre cuando las cifras no encajan. En el negocio de hamburguesas que acompañamos desde El Financiero, la contadora hacía cuentas puente para cuadrar cierres y llevaba más de ocho meses sin conciliar bancos. Un cierre cuadrado así se ve correcto y no cuenta lo que pasó.

¿Cuánto tarda en funcionar el proceso rediseñado?

En la secuencia que seguimos en El Financiero, las finanzas puras, la planeación, el presupuesto y el forecast arrancan entre seis meses y un año después de que el proceso administrativo y contable de abajo ya produce información que cuenta la verdad.